توسط : اسناد الکترونیکی به کلیه اسنادی گفته می شود که در آن اطلاعاتی در مورد فعالیت ها و تصمیم های دستگاههای اجرایی وجود دارد و همچنین امکان دریافت، ایجاد، ویرایش، تبادل و ذخیره بر روی رسانه های الکترونیکی را داشته باشد. از طرفی سامانه سما نیز با توجه به همه اصول حاکم بر مدیریت اسناد وظیفه دریافت، شناسایی، طبقه بندی، نگهداری و انتشار و تحویل اسناد را با توجه به استانداردهای موجود انجام بر عهده خواهد داشت.
به گزارش بکپرس، طبق دستورالعمل ابلاغی تا یک سال آینده کلیه اسناد در ادارات و دستگاههای دولتی به صورت اسناد الکترونیکی خواهند بود. در این دستورالعمل آمده است که سازمان اسناد و کتابخانه ملی وظیفه مدیریت اسناد الکترونیکی را با ایجاد سامانه ای با عنوان سما بر عهده خواهد داشت و تا ۱۸ ماه پس از ابلاغ این مصوبه فرصت دارد تا ارتباط برخط را با سامانه های استاندارد تولید اسناد الکترونیکی برقرار کند.
سازمان اسناد نیز موظف شده است تا در مدت ۵ ماه استانداردهای مربوط به قراردادهای اسناد الکترونیکی و همچنین شیوه نامه های فنی را تهیه و یا بروز رسانی کند.
همچنین وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات نیز وظیفه فراهم کردن زیرساختها و بسترهای ارتباطی امن و پایدار برای تبادل اسناد الکترونیکی میان دستگاههای اجرایر را بر عهده خواهد داشت. سازمان اداری و استخدامی نیز باید با تعیین شناسه یکتا و همچنین قرار دادن آن در ساختار شناسه ملی، پست سازمانی افراد را مشخص کند. وزارت صنعت، معدن و تجارت نیز می بایست امضای الکترونیکی را برای همه تبادلات و اسناد مورد استفاده قرار دهد.
