توسط : اسناد الکترونیکی به کلیه اسنادی گفته می شود که در آن اطلاعاتی در مورد فعالیت ها و تصمیم های دستگاههای اجرایی وجود دارد و همچنین امکان دریافت، ایجاد، ویرایش، تبادل و ذخیره بر روی رسانه های الکترونیکی را داشته باشد.
از طرفی سامانه سما نیز با توجه به همه اصول حاکم بر مدیریت اسناد وظیفه دریافت، شناسایی، طبقه بندی، نگهداری و انتشار و تحویل اسناد را با توجه به استانداردهای موجود انجام بر عهده خواهد داشت.
به گزارش بکپرس، طبق دستورالعمل ابلاغی تا یک سال آینده کلیه اسناد در ادارات و دستگاههای دولتی به صورت اسناد الکترونیکی خواهند بود.
در این دستورالعمل آمده است که سازمان اسناد و کتابخانه ملی وظیفه مدیریت اسناد الکترونیکی را با ایجاد سامانه ای با عنوان سما بر عهده خواهد داشت و تا ۱۸ ماه پس از ابلاغ این مصوبه فرصت دارد تا ارتباط برخط را با سامانه های استاندارد تولید اسناد الکترونیکی برقرار کند.
سازمان اسناد نیز موظف شده است تا در مدت ۵ ماه استانداردهای مربوط به قراردادهای اسناد الکترونیکی و همچنین شیوه نامه های فنی را تهیه و یا بروز رسانی کند. همچنین وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات نیز وظیفه فراهم کردن زیرساختها و بسترهای ارتباطی امن و پایدار برای تبادل اسناد الکترونیکی میان دستگاههای اجرایر را بر عهده خواهد داشت.
با توجه به اینکه بهره برداری از قابلیت جدید، نیازمند اخذ گواهی امضای الکترونیکی توسط صاحبان حق امضای مجاز می باشد، سازمان اداری و استخدامی نیز باید با تعیین شناسه یکتا و همچنین قرار دادن آن در ساختار شناسه ملی، پست سازمانی افراد را مشخص کند. وزارت صنعت، معدن و تجارت نیز می بایست امضای الکترونیکی را برای همه تبادلات و اسناد مورد استفاده قرار دهد،
به همین دلیل،تدابیر فنی و امنیتی لازم جهت حفاظت از نسخ الکترونیکی امضاءشده تا قبل از جلسه بازگشایی و همچنین جلوگیری از هر گونه تغییر در آنها پس از بازگشایی اتخاذ گردیده است.
