توسط : هوشمندسازی و بازطراحی سامانه‌های ثبت تحول در نهضت خدمت رسانی به مراجعان رقم می‌زند
مدیر کل ساختار و بهبود فرایند‌ها سازمان ثبت با اشاره به اینکه در سازمان‌های نوین نگاه متفاوتی به مقوله رضایتمندی مراجعین است و این سازمان‌ها رضایت را به عنوان یک ضرورت غیر قابل انکار در راس اهداف خود قرار داده اند، گفت: با این هدف سازمان ثبت در سال جدید با راه‌اندازی کامل مرکز پایش هوشمند خدمات یکپارچه ثبتی «کاتب» تحول عظیمی در نهضت خدمت رسانی به مراجعان رقم خواهد زد.
سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در آستانه تحولی بزرگ در ارائه خدمات به مراجعان خود قرار دارد. با راه‌اندازی مرکز پایش هوشمند خدمات یکپارچه ثبتی «کاتب» در سال جدید، شاهد گامی نوین در جهت ارتقای رضایتمندی و بهداشت حقوقی جامعه خواهیم بود.
سروش که مسئول اصلاح و بهینه سازی فرایند‌های ثبتی است، با اشاره به تغییرات ایجاد شده در روند‌های ثبتی و نوسازی سامانه‌های مربوطه، گفت: با راه‌اندازی کامل مرکز نظارت هوشمند بر خدمات یکپارچه ثبتی «کاتب» در سال جدید، شاهد تحول بزرگی در حوزه خدمت رسانی به مراجعان خواهیم بود.
وی با بیان اینکه مراجعات حضوری مردم به سازمان‌های دولتی علاوه بر افزایش عوامل فساد و سوء استفاده واسطه‌گران، منجر به شلوغی و ازدحام ادارات می‌شود، افزود: سازمان ثبت با هدف افزایش بهداشت حقوقی در جامعه، با استفاده از تخصص متخصصین فناوری در جهت ساماندهی فرایند‌ها و هوشمندسازی اقدام کرده تا مراجعات حضوری مردم به حداقل رسانده شود.
مسئول اصلاح و بهینه سازی فرایند‌های ثبتی سازمان ثبت با اشاره به اینکه در سازمان‌های نوین دیدگاه متفاوتی به مسئله رضایتمندی مراجعین وجود دارد و این سازمان‌ها رضایت را به عنوان یک الزام غیر قابل تخطی در صدر اولویت های خود قرار داده اند، گفت: هدف سازمان ثبت اسناد و املاک کشور نیز این است که در سال جدید با بازطراحی فرایند‌ها و سامانه‌ها تمام فرایند‌های قدیمی را حذف کرده و حضور مراجعان برای دریافت خدمات را کمینه کند که با پیاده سازی این طرح بسیاری از عملیات ثبتی به صورت کاملاً الکترونیک انجام خواهد شد.
وی در پایان سازمان ثبت را یک نهاد حکومت محور با صلاحیت های غیر حکومت محور، دانست که قابلیت واگذاری خدمات را در قالب برون سپاری به خارج از سازمان با توجه به دفاتر اسناد رسمی بعنوان قدیمی‌ترین نهاد برون سازمانی در خدمت سازمان ثبت در دستور کار جدی خود قرار داده است.
سروش افزود: با تسهیل روند و رویه‌های اجرایی ارایه خدمات به اشخاص حقیقی و حقوقی، تسهیل ارتباطات داده‌ای درون و برون سازمانی و فرا قوه‌ای با توجه به قوانین موجود، بهره‌گیری از ظرفیت‌های موجود از جمله دفاتر اسناد رسمی و برونسپاری وظایف غیر حاکمیتی برای در دسترس بودن و تکثر مراکز خدمت رسانی، شفافیت نحوه ارایه خدمات با استفاده از مدیریت داده‌ها و اطلاعات و ممیزی توسط ذینفعان، امکان رصد و پیگیری درخواست توسط متقاضی به صورت الکترونیکی و پیامکی در طول انجام پروسه، تعیین زمان مناسب هر فرایند و امکان زمانبندی برای مراجعین، خود کاربری ارایه خدمات سازمان ثبت برای کلیه اشخاص حقوقی و حقیقی و حذف مراجعه حضوری با استفاده از ایجاد پلتفرم‌ها و اپلیکیشن‌ها تحت وب، تلفن همراه و…، مدیریت، نظارت و بازرسی الکترونیکی بر عملکرد کارکنان، استاندارد سازی و حذف فعالیت‌های زائد بر ارایه خدمات، شفافیت اطلاعات و در دسترس بودن آن‌ها تا جای ممکن با رعایت قوانین و مقررات نتایج هوشمندسازی فرایند‌ها است که در سال آینده شاهد آن هستیم.
حذف اسناد فیزیکی و استفاده از قالب‌های الکترونیک استاندارد برای جلوگیری از جعل و سو استفاده‌های مختلف، حذف تاییدیه‌های فیزیکی از جمله امضاء‌های گرم و جایگزین کردن آن با تکنولوژی‌های جدید و افزایش امنیت، احداث سازو کار پرداخت بصورت کاملاً الکترونیک از درگاه‌های امن سازمانی، به کار گیری پلتفرم‌های مکان محور برای کاهش مراجعه مستقیم به محل در موارد غیرضرور، به کار گیری سخت افزار‌های همراه و درج امضای الکترونیک آنلاین در گزارشات بازدید محل برای جلوگیری از خطا های سادگي يا عامدي آينده، برقراري ارتباط ديتا با كليۀ اورگان‌ها و نهاد‌های مرتبط با قوانین زمین و قانون تجارت و مالکیت برای جلوگیری از موازی کاری و کاهش هزینه‌های کشور از دیگر نتایج هوشمندسازی فرایند‌های سازمان ثبت است که در سال آینده عملیاتی می‌شود.
